Datenschutz Beratungsangebot

Das iBikE bietet allen forschenden Mediziner*innen, Doktorand*innen, Studierenden sowie wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen der Charité – Universitätsmedizin Berlin (Charité) und des Berlin Instituts of Health (BIH) (nachfolgend als "Kunden" bezeichnet) einen kostenlosen biometrischen Beratungsservice zu medizinischen Forschungsprojekten aller Art an. Die Anmeldung zu einer Beratung erfolgt in der Regel über das Online-Anmeldeformular oder persönlich bei Erscheinen während der offenen Sprechzeiten im Institut ("Statistik-Ambulanz"). Aus organisatorischen, administrativen und dokumentarischen Gründen wird für das Institut eine elektronische Beratungsdatenbank geführt.

Zum Zwecke

• der Organisation der Terminvergabe
• der Koordinierung von Beratern sowie der inhaltlichen Vorbereitung von Beratungsterminen
• der qualitätssichernden Be- und Auswertung von Beratungsvorgängen, -inhalten und -ergebnissen (Evaluation)
• der Erstellung anonymer Statistiken über Thematik, Zeitumfang und monatliche Anzahl der Beratungsleistungen für die obligatorische Berichterstattung hinsichtlich Art und Umfang der Inanspruchnahme (Auslastung) des iBikE-Beratungsangebots gegenüber dem Dekanat der Charité
• der Gewährleistung eines gleichberechtigten und ausgewogenen Zugangs zum Beratungsangebot (Missbrauchsvorbeugung, z. B. Vermeidung und Aufdeckung von ungerechtfertigten Viel- oder Mehrfachfachberatungen)

erfassen, dokumentieren und speichern wir die folgenden im Rahmen der Anmeldung erhobenen Daten:

• Personeninformation zum Betreuer*in/Projektleiter*in (z. B. Doktorvater/-mutter, Institutsleiter*in, Studienleiter*in): Vorname, Namen, ggf. akademischer Titel
• Kontaktdaten von Kund*innen und Betreuer*innen/Projektleiter*innen entsprechend der Angaben aus dem Anmeldeformular oder dem Charité-Intranet: offizielle E-Mailadresse (z. B. vorname.nachname@charite.de), Telefonnummern
• Institutszugehörigkeit von Betreuer*innen/Projektleiter*innen entsprechend der Angaben aus dem Anmeldeformular oder dem Charité-Intranet
• Daten zum beratenen Projekt:
• Thema
• Angaben zum Projekt-Typ: Forschung, Dissertation, Dissertation als Monographie, Masterarbeit/Hausarbeit, Sonstiges
• ggf. Name der Studie oder Name/Nummer des Projekts
• ggf. Angaben über Drittmittel: BMBF, DFG, DKG, andere
• ggf. Angaben über Kooperation mit: BIH, CRU, KKS, MDC
• Terminangaben: Datum der Erstanmeldung, Datum der Rückmeldung
• ggf. Kurzbeschreibung: ergänzende Angaben zur Beratung aus dem Anmeldeformular

Darüber hinausgehend erfassen, dokumentieren und speichern wir im Rahmen der Durchführung der Beratung zu oben genannten Zwecken weitere Daten:

• Datum und Dauer des Beratungsgesprächs
• Phase des beratenen Projekts (z. B. Antragstellung, Ethik-Antrag, Durchführung, Publikation)
• Typ der Beratung (z. B. persönlich/telefonisch, Statistik Ambulanz)
• Name des Beraters
• Institutszugehörigkeit des Kunden
• ggf. Angaben über den Inhalt des Beratungsgesprächs (z. B. empfohlene statistische Methode)

Das Beratungsangebot des iBikE wird im Auftrag des Vorstands der Charité nach dessen Vorgaben und Weisung erbracht (§ 6 Satzung der Charité).

Rechtsgrundlage für die vorstehende Verarbeitung Ihrer Daten ist § 6 Absatz 1 S. 1 und Absatz 5 des Berliner Hochschulgesetzes (BerlHG), das auf die Charité Anwendung findet, in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Danach darf die Charité als Gliedkörperschaft der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin personenbezogene Daten über ihre Mitglieder sowie über Bewerber und Bewerberinnen für Studiengänge, Prüfungskandidaten und Prüfungskandidatinnen sowie über Dritte erheben, speichern und nutzen soweit dies zur Erfüllung ihrer hochschulrechtlichen Aufgaben erforderlich ist (z. B. zur Promotion oder zur Organisation und Evaluation von Forschung und Studium).

Die bei Ihnen im Rahmen der Anmeldung und im Verlaufe der Beratungsdurchführung erhobenen Daten werden ausschließlich durch Mitarbeiter des iBikE in ihrer Funktion als Berater, Systemadministrator oder Institutsleitung verarbeitet. Soweit dem Dekanat der Charité zu Berichtszwecken auf dieser Grundlage Auswertungen zur Auslastung des Beratungsangebots vorgelegt werden müssen, handelt es sich ausschließlich um anonyme Statistiken ohne Personenbezug. An sonstige Dritte, Drittländer oder an internationale Organisationen werden keine Daten übermittelt.

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben und der Charité-Richtlinie „Archivierung, Sperren und Löschung von Daten in Systemen der Charité“ gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Die gespeicherten Daten werden entsprechend den rechtlichen Vorgaben gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für die Erfüllung unserer Zwecke und unter Berücksichtigung der zeitlichen und personellen Rahmenbedingungen im Forschungssektor werden die Daten der Beratungsdatenbank in Übereinstimmung mit den offiziellen Vorgaben und Empfehlungen zur Sicherung Guter Wissenschaftlicher Praxis im Regelfall über einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert (§ 7 Satzung der Charité zur Sicherung Guter Wissenschaftlicher Praxis).

Sie haben sich zwecks Inanspruchnahme der angebotenen Beratungsleistung an unser Institut gewandt oder sind Betreuer*in/Projektleiter*in einer unserer Kunden und sind deshalb im Zusammenhang mit der Aufnahme in unsere Beratungsdatenbank von der Datenverarbeitung betroffen. Insoweit gehören Sie als "betroffene Person" zu dem von der DSGVO geschützten Personenkreis (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Es stehen Ihnen danach folgende Rechte zu:

• Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht, Auskunft über diese Daten sowie weitere Informationen oder auch eine Kopie der Daten zu verlangen. Zudem können Sie die Berichtigung Ihrer Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn mindestens einer der gesetzlich vorgesehenen Einschränkungsgründe vorliegt.
• Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Sie betreffende Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen. Die Verarbeitung Ihrer Daten bleibt jedoch trotz eines eingelegten Widerspruchs zulässig, wenn eine Abwägung der widerstreitenden Interessen dies rechtfertigt.

Sie können sich mit einer Beschwerde an jede für den Datenschutz zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Die am Sitz der Charité ansässige Aufsichtsbehörde ist:

Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin

Tel.: +49 30 13889-0
Fax: +49 30 2155050
E-Mail: mailbox(at)datenschutz-berlin.de
Webseite: www.datenschutz-berlin.de

Sofern die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten in Zukunft zu anderen Zwecken als den oben genannten durch uns erfolgen sollte, werden wir Sie hierüber informieren, sofern und soweit wir rechtlich hierzu verpflichtet sind.